どうも！
Ganapatiです。
最近企業内のコミュニケーションツールといえばSlackを代表としたチャットツールになりつつあります。Slackなんて知らないよっていう人にはSkypeとかLINEとか言えばイメージできるはず。チャットシステムの導入は生産性向上の定番の手段となっています。
しかしながら、まだまだメールが中心という会社の方が多いのですよねぇ。
メールが多い企業ほどメールの処理を早くしよう
送受信するメールが多い企業においては、いかにメールの処理を正確かつ迅速に行うかで仕事全体の効率が変わってきます。
複数の人に仕事の依頼をメールで送ったとして、返信が早い人と遅い人ではどちらを評価しますか？内容に大差がなければ明らかに早い人を評価しますよね。
なので、まずは素早く処理することが大事なわけです。まずはそのポイント・コツをご紹介します。
メールの処理を爆速にする方法
① 署名をきちんと登録する
当たり前ですが、署名をきちんと登録しておきましょう。ほとんどのメーラーには登録する機能があるはず。
ついでに言えば、会社で署名の形式の指定がないのであれば優れたデザインの署名を使うように1年に1度は見直しましょう。
たまにですが、3年くらい前のPR情報をずっと署名の下につけたままのメールを見かけることがあります。恥ずかしいったらありゃしない。
② よく使う文章はIMEに用例登録するかコピペソフトで
爆速処理する最大のポイントは、よく使う文例をIME（日本語入力システム）に登録しておくことです。
例えば、
いつも大変お世話になっています。 〇〇株式会社 ○○部 の〇〇でございます。
とか
ご査収のほどよろしくお願い申し上げます。
みたいな文章はよく使用しますよね。
こういう文章は「よみ」を「いつます」「ごさます」といった変換してもほぼ変換候補が無いような形でIMEに登録しておくのです。
※参考
↑こんな感じ
そうすることで、メール本文を素早くストレスなく入力できるようになります。
ただ、IMEの場合1行として文字が入力されます。複数行の文章を改行も含めてしっかり反映させたいときはIMEよりもコピペソフトの定型文登録機能を活用するのがおススメです。
ちなみに私はCliborというソフトを使っています。インストール不要でUSBに入れて他のPCでも使えるので便利です。
「Clibor」定型文の挿入もできるテキスト専用のクリップボード履歴ソフト - 窓の杜ライブラリ
③ アドレス帳は必ず登録。アドレスは名前で指定する。
メールを新規作成するときに手入力するのは大変です。また、どこか別のアドレス帳等で調べてコピペするのも時間がかかります。
最近のメーラー(メールソフト)はアドレス帳に名前も含めてちゃんと登録しておけば、アドレス入力欄に相手の名前を入力するだけで該当者が表示されメールアドレスそのものの入力が不要になるものが多くなっています。
いちいち調べる時間というのは馬鹿にできません。メーラーのアドレス帳は最大限活用しましょう。
④ 使いやすく検索も早いメーラーを選ぶ
メーラーの選択も非常に重要です。会社で指定していなければ次のポイントを参考にメーラーを選びましょう。
- 操作したい項目がどこにあるかわかりやすい
- メール本文そのものが見やすい
- 全文検索して結果が出るまで時間がかからない（3秒以内）
- アドレス入力補助機能がある
この辺りはマストです。次にベターの項目としては、、、
- 自動振り分け機能がある
- タグなどを付与できる。できれば任意の項目で
- 添付ファイルはドラッグアンドドロップでデスクトップに移動できる
- PCの入替時に簡単にメールデータも移行しやすい
- 理想を言えばクラウドメーラー。もしくはクラウド同期型。
このあたりですね。
ちなみに仕事では（最新の）Outlookが最強です。プライベートではGmail。もちろんWindows環境という前提ですが。
⑤ 振り分けルールを設定する
メールそのものも人それぞれ様々な属性があります。
例えば
- 誰からのメールか
- どこの部署・会社からのメールか
- 未処理か処理済みか
- 重要かそうでないか
- 自分宛かグループ宛か
等々です。
自分が最も管理しやすい属性をベースに受信トレイの他にフォルダを作り、振り分けしていきましょう。
振り分けそのものも自動振り分け設定をしておくと非常にスマートに仕事ができます。
⑥ 受信トレイ（Inbox）ゼロを心がける
受信トレイというのは基本的には「未処理」メールを保存しておくものに使うことをお勧めします。
処理したものからフォルダに振り分けるのです。
そうして、とにかくInbox内のメールをゼロに近づけていくことが大事です。
日々ゼロに近い状態を維持しているとその状態が非常に気持ちよくなります。そうなると仕事全体に対する自分の姿勢も変わってきますし、結果的に生産性が高くなります。
⑦ 文例集を持つ
メールの処理で手が止まる大きな要因の一つに、「どのような文章を書いたら良いかわからない」というのがあります。
そういう事態を避けるためにも、文例集を持っておくと良いです。
データ付きの参考図書なんかも書店で販売しています。たかだか1,000円くらい。
それで仕事のストレスが減るのであれば安いものです。
他にも気を付けたいこと
⑧ 代表メールはメーリングリストではなく共有ツールで管理する
info@とかsupport@などから始まる代表メール。
よく見かけるのはメーリングリスト機能を使用して複数人がメールを受信できるようにしているケースです。
まあ、それも悪くはないのですが、最近はクラウドベースのメール共有サービスというのがあります。例えばメールワイズなんかは代表的サービスです。
詳しい機能は上記サイトなどで確認してください。
これらのサービスを導入すると、対応漏れ、指示待ち、譲り合いといった無駄がなくなります。
⑨ 本文の最初の方で用件を明記する
爆速にするコツというよりは、メールでちゃんと伝えるためのポイントになりますが
メールを作成するときは要件を必ず最初の方に記載するということです。
- 要件はいくつあるのか
- どんなアクションをしてほしいのか
- いつまでアクションしてほしいのか
- 複数人あての時は誰に何を担当して欲しいのか
こんなところがチェックポイントになります。
⑩ 必ず見直す。コピペが多いものほど見直す。
メールは受信の時も送信の時もしっかり2度3度と見直すのが重要です。
時間がかかりますが、最終的には時短につながります。
ミスすると取り返すのに倍以上の手間がかかります。手間以上に信頼も失います。
特にコピペで時短をはかろうとしたものほどミスしやすいので注意してください。
メールを爆速にすれば仕事が楽になること間違いなし！！