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MicrosoftのTeams(チャットツール)が2020年には最強のビジネスツールになる理由。他製品と比較。

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どうも!

Ganapatiです。

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Skype、LINE、facebook、Slack、Chatwork、Zoom、、、などなどチャットツールは様々ありますね。まさに百花繚乱・群雄割拠。こうした中で、私が今後ビジネス系チャットツールの中で最もシェアを獲得すると確信しているのが昨年Microsoftが発表した「Teams」というツールです。

法人向け製品なので知らない人も多いと思いますが、必見のツールなのでご紹介します。

Teams とは?

Teamsは2017年にMicrosoftが発表した新しいチャットツール(?)です。?と表現しているのは、発表当初はチャットツールだったのですが、度重なるアップデートと共にもはやチャットツールを超えてきたためです。

マイクロソフトの公式サイトでも「チームワークを実現するためのハブ」という表現をしています。

※公式サイト

Microsoft Teams - グループ チャット ソフトウェア

動画を見ないとわかりにくいので知らない人向けに第3者の方が作成されたと思われる動画を貼りつけておきます。ちょっと前のバージョンのTeamsのようですが、なんとなくのイメージはつかめます。長い動画なので時間のある時にどうぞ。

youtu.be

Teamsをひと言でいうと・・・

さて、改めてTeamsというサービスを表現すると「コミュニケーションを基軸にしたクラウドベースのワークポータル」と言えます。

「仕事をする際にはTeamsが起点となる」と実際にマイクロソフトのエンジニアの方が言ってました。

これまでは①社内グループウェアを立ち上げて、②メーラーやブラウザを立ち上げて、③その他ソフトウェアを立ち上げて、、、ようやく仕事をし始める・・・なんてプロセスを今後は「Teamsを立ち上げればOK」という状態になっていく、そんなサービスです。

Teamsの競合サービスは?これから比較検討する人の参考として。

単純にコミュニケーションツールとして競合サービスを挙げるのであれば以下のようなものになります。

※Teamsについてだけ知りたい人は読み飛ばして「Teamsの基本機能~」からお読みください。

①Slack

Teamsの開発チームが最もライバル視しているがSlack。最近のTeamsのアップデートではSlackをかなり意識した機能が搭載されています。

ただ、実際には現時点では競合と呼べる感じではありません。Slackは主にプログラマーさんなどの開発者向けのツールであり、そうでない人たち(特に日本人)には馴染めないUIです。Teamsは逆に開発者の以外の方には馴染みやすく、Slackとは市場を分けています。

いずれにせよ、コミュニケーションという点においては今後先行するSlackにTeamsが真似していくのではないかと思います。

②Chatwork

Chatworkは日本発のサービスであるためか、日本では結構ユーザーが多いです。Chatworkの最大のメリットは「無料でもかなり使える」という点にあると思います。

社外とのコラボが多い人や個人事業者の方、顧客とのチャットサポートを考えている事業者にはとても向いているサービスです。なのでクラウドソーシングではクライアントとワーカーの間のコミュニケーションツールとしてよく使われています。

コミュニケーションツールとしての機能ではTeamsと大きく変わる部分はありません。

③Skype(もしくはSkypeforBusiness)

そもそもSkypeには個人向けと法人向けで2種類あり、システム上も全く別のものを使用しているって知ってました?

世界中に普及している個人版SkypeはP2PというPC同士を直接つないで通信する方式です。チャットサービスの先駆けでもあり有名ですね。

法人向けのSkypeforBusinessはクラウドサーバーを通じてコミュニケーションするツールであり、もともとはLyncという違う名称のサービスだったのを普及のてこ入れのためにSkypeのブランドを引き継がせたという代物です。

ちなみにですが個人版Skypeにはいろいろ問題があるので法人での使用はお勧めしません。マイクロソフトも今後開発には力を入れないようです。

そしてSkypeforBusinessに関しては今後その機能の全てをTeamsに移行しアカウント保有者もTeamsに移動させるつもり様です。どうしても今のままが良いというユーザーにはオンプレミスのSkypeforBusinessを用意するとのこと。

つまるところTeamsが法人版Skypeの後継サービスということです。今法人版Skypeを選択するのはあまり意味がありません。

④G Suite

ちょっと前まではGoogleAppsという商品名だったGSuiteはコミュニケーションツールだけでなく総合的に見てTeamsと機能的に競合する商品だと思います。

正確に言えばGSuite対Office365もしくはChrome対Windowsという感じです。

OSやその他のクラウドサービス郡全体のパッケージとして競合しています。

より革新的なところにチャレンジしたいなら柔軟な開発も可能なGSuite、使いやすさで選ぶならOffice365(Teams)なのではないかと思います。

Teamsは他の製品・サービスと比べて何が大きく違うの?

個別的な違いは前述の通りですが、Teamsが他の製品・サービスと何が大きく違うのかといえば次のような部分になります。

  • さまざまなOffice系クラウドサービスを統合したサービスである
  • これまで使用してきたWordやExcelといったツール、WindowsというOSにシームレスにつながっており使いやすいツールである
  • 低価格で導入しやすいツールである

このあたりが大きく違います。簡単に言えば「コスパ最強の生産性ツール」ということです。

ちなみに月に@500円程度から利用できます。後述する諸々のサービスがついての500円はあり得ない価格です。

Teamsのデメリットは?

コスパ最強のツールとはいえ、Teamsにもデメリットがあります。

  • 発展途上のツールであり今一つ使い勝手が悪い。
  • 法人向けの商品であり原則個人に販売していない。(個人事業者としては問題なし)
  • チャット相手がTeamsもしくはSkypeユーザーのみ。そして組織外のユーザーと簡単につながれない。
  • クライアントソフトはPCのメモリをそこそこ食う。個人的推奨PCメモリ8GB以上。4GBは必須。
  • 機能改善が毎月のようにあるためか、マニュアル(本含め)がない。

Teamsを何故使うべきなの?

デメリットを見て「それならTeamsは使えないよ~。」と思った人もいると思います。

しかし、敢えて私は「Teamsを使いましょう!」と強く推薦します。その理由は・・・

  • マイクロソフトが競合製品の研究やユーザーの声を拾うことにかなり力を入れている
  • 改善頻度が多く、次第に痒いところに手が届きやすくなってきている。
  • OneDrive含めマイクロソフトの各クラウドサービスがTeamsに今後集約される。
  • 他のマイクロソフト各製品・サービスとの統合が進めば本当に使いやすくなる。
  • そもそもマイクロソフト自体がTeamsを次期主力製品にすると公言している。
  • セキュリティ面でかなり強固。中小企業でも安心。
  • そして安い。とにかく安い。

こんな理由があります。

最近思うのですがマイクロソフトはTeamsもしくは昨年11月に発表されたMicrosoft365を起点にAppleやGoogleの展開するビジネスエコシステムの良いとこどりをしようとしているのではないでしょうか?

それぐらい今後のマイクロソフトの動きには期待ができるのです。

Teamsの基本機能をわかりやすく説明する

前置きが長くなりましたがTeamsの基本機能をざっくりとした表現で説明します。

コミュニケーション機能・会議支援機能

仕事で必要なコミュニケーション機能類は基本的に網羅しています。メールがないのはoutlookとすみ分けているため仕方ありませんが、クラウドベースのメーラーを利用しているのであればTeams内の「タブ」と呼ばれる機能拡張欄に展開できるので何ら問題ありません。

Slackを意識して進化するチャット機能

最近のアップデートでコマンドも受け付けるようになったチャット機能がコミュニケーション機能の中心になります。

1対1やグループチャットはもちろんのこと、例えば部署ごとのグループを作ったうえで下層にいくつもの「テーマ別の会話スペース」を作成可能です。Teamsではこれを「チャネル」と呼んでいます。

このチャネルの優れているところはチャネルごとにファイルの共有や各種機能拡張ができることです。つまり「テーマ毎に分かりやすい(迷いにくい)コミュニケーション・作業スペースを作成できる」ということです。これは本当に便利。

また、クラウドベースのシステムとなっているため、グループメンバーの脱退・加入に情報が左右されません。過去のチャット内容を新規メンバーが参照できるというのは実は結構大事な機能です。仕事を引継いだら前任者のやり取りが消えていた・・・という事態を防げます。

また、このチャット機能ですが例えばWordファイルといったデータ単位でもチャットができるようになっています。つまり資料に関する意見交換なども簡単にできてしまいます。もちろん誰だどのような変更を行ったかの表示や通知機能、文書のバージョン管理などもサポートしています。

今後拡大する電話機能

後からも説明しますが、Teamsには電話機能も搭載されています。もちろん1対1だけではなくグループ通話も可能です。

とくにiPhoneやAndroidアプリでこの機能を開くと、普通に通話ボタンから電話をかけるようなUIになっており、非常に使いやすくなっています。

WEB会議機能

TeamsはP2Pの個人版Skypeと違いしっかりとしたマイクロソフトのサーバーを通じて行われるためか、かなり高品質なWEB会議が可能です。私自身最初にやってみた時非常に驚きました。凄くクリア。

他社の専用ネットワークを使用したWEB会議システムはどうしても高価になりがちですが、ほぼ同品質のWEB会議がTeamsなら可能です。現段階ではWEB会議中の操作には若干の癖があるので慣れるまでは時間がかかるかもしれません。

ちなみにですが、2018年中に非常に素晴らしいWEB会議支援機能が搭載されます。

WEB会議の自動録画機能と音声のテキスト化機能、アジェンダ作成機能、議事録作成機能、ホワイトボード機能、、、等があります。

とくに音声のテキスト化機能は非常に優秀で、会議後に「検索の対象」としてTeams内で認識されます。〇〇の件について誰がどのような発言をしたか再度調べたいときにかなり重宝しそうです。

更新通知・メンション通知機能

コミュニケーションの円滑化のために非常に重要なのが更新通知や自分あてのメッセージを通知する機能です。これはPC上はもちろんのこと、スマートフォンで有効にしておくと大変便利です。

例えばメールなんかだと自分でアプリを起動して受信しないとメールが届いているかわかりませんよね。

Teamsであればスマートフォンをロック中であってもロック画面に音とともに表示させることができます。

オフィス文書作成・編集・閲覧機能

TeamsにはOfficeOnlineの機能があります。そのため、PCにWordやExcelがインストールされていなくともTeams上で作成・編集・閲覧が可能です。

また、これらのデータの共有相手と同時編集も可能でシッカリと相手が今どこの部分を編集しているのかリアルタイムで把握することができるようになっています。

マイクロソフト純正のサービスなので安心して利用できます。

クラウドストレージ&バックアップ機能

TeamsにはマイクロソフトのクラウドストレージであるOneDriveが統合されています。

ちなみに個人毎に1TBのクラウドストレージが割り当てられています。

1TBもの容量があるのでPCデータのバックアップ先として困ることはありません。(これだけ容量があっても@500円~とか信じられないコスパです。)

クラウド上に保存されたデータはTeamsでもWordなどの各種マイクロソフトのアプリケーションでも直接閲覧・編集が可能です。他のクラウドストレージのようにいちいちダウンロードして編集して再度アップロード・・・のような面倒な作業が必要ありません。マジ便利。

アンケートフォーム・問い合わせフォーム作成・集計機能

2018年2月から公式にリリースされましたがFormsというアンケート機能・問い合わせフォーム作成機能があります。GoogleFormsみたいなものです。

当然ですがWEB上で集計結果を表・グラフで表示が可能です。何気に助かる機能です。

会議スケジュール調整機能

Office365には複数人を指定して会議をプランすると、共通の空き時間などを提案してくれる機能があります。

前述のアンケートフォームで会議日程を調整しても良いですが、社内のメンバーだけであればTeamsの会議スケジュール調整(作成)機能を使うと楽ちんです。

ナレッジ蓄積・共有機能(社内Wikiなど)

Teamsはナレッジの蓄積・共有のための素晴らしい機能も提供しています。当然のことながら自分がアクセス権を有する全ての会話を検索対象にすることができます。

また、会話のみならず全ての文書類も検索対象になります。

こうした検索機能を利用したナレッジ活用だけではなく、Wikiページ作成機能やOneNoteなどを拡張機能に追加することでナレッジサイトを簡単にしかもテーマ(チャネル)ごとに作成することができます。

マニュアル共有などにもってこいです。

社内向け動画配信機能

マイクロソフトにはYoutubeのような動画配信サービス「Stream」があります。Streamは基本的には社内メンバーだけがアクセスできるため安心して動画配信ができます。そしてこのStreamをTeams上で展開することができるのです。

また、StreamにはAI機能が搭載されており、動画の内容がテキスト化され検索対象になってきます。マニュアル類を動画で配信するのに適しています。

プロジェクト管理・タスク管理機能

マイクロソフトにはPlannerというTrelloライクなカンバン方式タスクマネジメントツールがあります。本家のTrelloにはまだまだ及びませんが、Teamsほどではありませんが徐々に機能改善がなされており今後Trelloのように使用できる日が来るのではないかと思います。

そしてもちろんPlannerはTeams上で展開可能になっています。様々なグループ・チャネル上でアサインされた自分のタスクを1画面で統合して管理することもできるようになっていますので、「あれもこれも」いろいろ仕事を任される人は仕事の整理が捗ると思います。

ちなみに、それほど複雑な情報をタスク管理が必要ではなく、自分一人で管理するGTD程度のものでOKという人はToDoというアプリが用意されています。

組織内人材活用支援機能

2018年2月に搭載された機能に「Who」というものがあります。これはTeams内の会話を分析して〇〇のことなら多分Aさんが知っているかも?という情報を教えてくれるAIサービスです。

マイクロソフトは2016年からAIを利用した組織活性化にかなり力を入れています。2017年は発表されたその成果に各業界からの注目が集まりました。

今後もかなり期待できそうです。

内線・外線電話機能・共有アドレス帳

Office365もしくはMicrosoft365のエンタープライズプランもしくはサードパーティアドオン利用者に限定されますが、Teamsを通じて外線電話利用および内線利用も可能です。

もはやPBXは不要!専用電話機も不要!コスパ抜群です。(もちろんIP電話機でも可能です)

また、これらの機能に伴って内外線の電話帳を会社として管理・利用することができるようになります。社員の入替でエクセルデータを更新して配布し直さなきゃ・・・なんてことが無くなります。

その他Teams上に展開可能な機能

各種WEBサイト(ブラウザ機能)

Teamsが万能ツール化する大きな原動力になっているのがTeamsそのものがブラウザ機能を有していることにあります。

会社でよくアクセスするURLをチャネル内のタブに追加しておけばわざわざブラウザを起動しなくとも利用可能です。ただし、この記事の執筆時点ではブラウザほどの利便性はありません。Googleカレンダーとか社内用のポータルサイト、グループウェアなどを表示するのにちょうど良い感じです。

自動化機能

Teamsはある意味Office365の各機能が集約されています。そのため、アプリとアプリをつなぐFlowという機能も有効であり、各種自動化を行うことができます。ちょっと専門的な技術が必要なので難しめです。

SNSなどとの連携も可能です。

社内ポータル構築機能

Teamsではその機能をうまく組み合わせて独自の社内ポータル的なものを構築することもできます。慣れてきたらチャレンジしてみるといかもしれません。

スマホのスキャナー化

Teamsそのものの機能ではありませんが、OneDriveのスマホアプリが最近アップデートされ、OfficeLensの高度なスキャナ機能が統合されました。OneDriveアプリを立ち上げてカメラで書類を撮影するだけで鮮明なPDFデータをそのままOneDrive内に保存することができます。

わざわざ写真(スキャン)データをメールで送ったり、画像編集ソフトで編集したりする必要がありません。

その他外部アプリ等

Teams上でマイクロソフト以外の各クラウドサービスと連携することができます(コネクタ機能)。どこまでできるかはクラウドサービス次第ではありますが、結構便利なサービスが連携できるようになっています。

とくに2018年1月から「アプリストア」がTeams内に表示されるようになり、今後増えていくことが予想されます。

ちなみに2018年2月時点ですが155あります。

※補足記事をこの記事の前後で投稿しています。

http://work.lifemake.design/entry/2018/02/05/193000

非常に多くのサービスと連携が可能です。

ほぼ海外のサービスとなっています。

日本のサービスも早く対応すると良いですね。

まとめ

Teamsは低コストで導入できる業務ツールとしてすごく優秀!一度は検討してみよう!