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会社で生産性改善の推進メンバーになった(なりたい)人に伝えたい11のこと

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どうも!

Ganapatiです。

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今年は「生産性革命元年」だそうです。何が変わるのか?今から楽しみだったりします。

会社で様々な取り組みをして気づいたこと

私はこれまで経験してきた会社(自分の会社も含む)でしばしば社内の業務効率化や売上計上までのセールスプロセスの改善などを手掛けてきました。そして今も同じような仕事をしています。

それらの経験を通じて気づかされたことがいくつかあります。

今年は生産性革命元年。

様々な政策が発表されるでしょう。そしてそれらの多くは「いろんなITツールを活用して生産性を向上させよう!」というものでしょう。

それはとても素敵な取り組みですが、場合によっては疲弊するだけで何の成果にもつながらなかった・・・なんてこともあり得ます。

ですので、せっかくなので気づかされたことをシェアさせていただきます。

これから働き方改革をしようという会社の担当者の方の参考になればと・・・。

① 形あるもの、特にツール関係は導入しやすい

まず、なんだかんだ言ってIT系のツールの導入は会社の生産性向上策としてわかりやすく承認を得られやすいやり方です。

小難しい分析や説明は不要。他社事例や世の中のトレンド、果ては今なら補助金が出ます的な説明で導入稟議はある程度すんなりとおるでしょう。(もちろん資金的余裕のある会社は・・・という前提ですが)

最近は特に非常に安価に各種ツールを利用できるようになってきましたので導入のハードルは数年前よりも明らかに下がったといえます。

このハードルが下がった状態はWindows7のサポートが切れる2020年頃までかなと個人的には予想しています。2020年頃にはまた新しいOSが生まれ、「安定するまでの様子見期間」が発生するのではとみています。

まあ、何が言いたいかといえば今のうちにやっておけとうことです。

② 業務プロセスを変えることは難しいが大事。ゼロベースになれるかが鍵

さて、ITツールを導入しても「それを生かして業務プロセスを変える」というところまで踏み込まないと正直いって高い効果は期待できません。

しかし、業務プロセスを変えるのは企業規模が大きいほど大変です。

私自身いろいろ見てきましたが、何が出てくるかわかりません

既得権益があったり、個人に紐づけられた仕事があったり、ローカルルールがあったり、時には不正の温床があったり、、、、ある意味面白いのですがすんなりと変えられない何かが隠れていることがほとんどです。

そうした事態に対面した時、大事なことはゼロベースという考え方に全員を巻き込めるか否かです。

全員がゼロベースにさえなれれば、生産性向上のために楽しく思い切ったことをみんなでやれるようになります。

③ 複数の部署が絡むと進まないことがおおい

何事もそうですが、複数の部署が絡むと本当に面倒です。特に権限を持った人が複数いると「思惑」的なものが生まれたり、勝手な「被害妄想」が生まれることもあります。

そうした事態を防ぐには短期間で一気に議論しつくすことです。長引くほどうまくいきません。議論が少なくてもうまくいきません。

フラットな雑談のような場をいくつも設けるのが一番良いです。

④ 役員がITオンチだと辛い

もしあなたの会社の役員がITオンチであればツールの導入は結構大変です。そういう時は導入効果や権威による説得が役立ちます。

でも、それ以上に辛いのが導入後だったりします。やはり上層部が積極的に使わないと下のものが使いにくくなります。

また、ツールに限らず「生産性を向上させよう!」という旗振りを上層部がやらないと下は動きにくいです。現場の人がアイディアを出して積極的に生産性を向上させるためには「それをどんどんやることが社内の命題なんだ」という大義名分が浸透している必要があるのです。

もしあなたが推進担当者であれば社長にこうお願いしてください。

「どんどんやれ!失敗しても問題ない!」とひとこと言ってください、、、と。

これができれば、後は本当に動きやすくなります。

⑤ ツール類は業務プロセスに強制的に組み込まないと普及しない

仮にツールを使った業務改革にGOサインが出ても、「どうぞ使って下さい」という形での緩い導入はあまりお勧めしません。

大事なところでは必ず「業務にツールを組み込む」ようにする必要があります。

そうでないと、いつまでも普及しません。なぜならそうしなくても困らない人たちがいるからです。

そしてそういう人ほど「使ってみるよ。わかってる。大事だよね」みたいな空返事をするものです。

⑥ 現場で改善できるようなツールがベスト

私の経験上、どれだけ優れたツールであってもツールそのものを改善(カスタマイズ)できないようなものや改善できても難しくて手が出ないようなものは長期的には上手くいきません。

個人的にはKintoneのようなノンプログラマーでもその仕組みを理解し自分なりの使い方を考案できるようなツールが理想です。ビジネスのやり方は日々変わっていきます。それに対応できるかどうかは大きなポイントです。せっかく導入したツールが1年後にネックとなって業務プロセスなどを改善できない・・・などとなったら大変です。

また、現場で改善できるようなツールは社員のスキルを鍛えます。

これからはより多くの社員がITスキルを持つべき時代。自然と人材育成ができるような環境にしていきたいものです。

⑦ 楽・楽しいという実感がないとさらなる工夫は生まれにくい

さて、ここまではツールを中心とした話題でしたが、ツール以上にそれを扱う「人」に関してもフォーカスした議論は大事です。

生産性を向上させよう!なんてお題目を立てたところで、個人個人がやる気にならなければ全く意味がありません。やる気のある社員とやる気のない社員の間でコンフリクトが発生してかえって悪影響となる場合もあります。

生産性向上のための取り組みを成功させる最大のポイントは「楽(らく)・楽しい」という実感を運用過程で持ってもらうことです。

そのためには何が必要かを常に考える必要があります。導入したら終わり、、、ではありません。

楽しい、という実感が生まれれば、もっと楽しくあるために何かできないかと自ら考え始めます。その段階になれば手から離すことができます。

⑧ とにかくスタートが大事。生みの苦しみは必ずある。

生産性向上の取組の多くは現状のやり方を大なり小なり変えることです。

そのため、よほど前準備をしていない限り、取組の最初は必ず苦労します。生みの苦しみです。

運用に係るもの全員が味わうことになります。

この苦しみを乗り越えるには・・・経営側からのごり押しと小さな成功の共有をとにかく行うことです。

なかなか動かない、うまくいかない、ということがあってもとにかくあきらめずに運用の螺旋を回すしかありません。

⑨ リスクを恐れて中途半端が一番いけない

生産性向上の取組でよく出てくる議題が「リスク」です。

現状を変えようとする取り組みにおいては、変えないリスクより変えるリスクの方に目が行きやすくなります。

要するに「反対意見や慎重論が多く出る」わけです。

それはもっともな話ではあるのですが、やるからには思い切りやったほうが上手くいきます。

変に気をまわしてあっちの意見もこっちの意見も立てるようなことをすると生産性向上という効果がでにくくなり、「やらなくても良かったんじゃね?」みたいな話になります。

「お前らの意見を尊重したから上手くいかなかったんだよ!」と担当者としては思うわけですが、その「お前ら」の方々にしてみれば「ほら言ったとおりだったろ」みたいな意見になるのです。

まさに不条理。

なので、やるなら思いっきり。責任はみんなでとるように誘導しましょう。

⑩ 社内の若手を活用すると職場が活性化する

生産性向上のための取り組みは将来の組織の成長のためでもあります。

特にIT系のツールなどは若手の方が柔軟に対応できる傾向にありますので、若手社員に積極的に企画段階から参加してもらうと良いでしょう。

若手が活躍して生き生きしていると職場も活性化します。おっさんたちも刺激を受けます。

良いことづくめです。

⑪ 大きな改革だけではなく小さな改善にも評価が大事

最後に、どうしても言いたいことがあります。

生産性向上のための取り組みをするとその企画者が社内で注目され上手くいけば大きく評価されますが、実際に評価されるべきは小さな改善を日々考え実行している一人ひとりの社員です。

メールをチャットに入れ替えて生産性が10%向上した!といったものよりも、メールを処理する時間を日々5分ずつ減らすために工夫を凝らしている社員をむしろ褒めて欲しいのです。

ほんの小さな改善が認められる組織は社員一人ひとりが本当に強いです。チーム力もあります。

社員一人ひとりの意識を導くことこそ、本当の意味で大事な生産性向上のための方策だとは私は思っています。