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Office2007のサポート終了で2016に切り替えようか迷っている人へ。違いを見る前に本当に考えて欲しいこと

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どうも!

Ganapatiです。

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世の中でIT関連で世界中の話題となる会社といえばGoogleとかAmazonとかApple。これが3大巨頭です。これらの会社から出てくる話題にはワクワクが多いです。その一方でMicrosoftといえば・・・地味な話題が結構多い印象を受けるのですよ。

Office2007のサポート終了で当ブログにも影響が・・・

2017年10月10日、Office2007のサポートがとうとう終了しました。とある記事によると日本国内だけでもまだ40万台近いPCで稼働しているとのこと。

実際にOffice2007を使用している人にしてみれば「サポート終了」なんて言われるとちょっと焦りますよね。そして迷うわけです。切り替えるべきか、このままでも大丈夫か? そもそもOfficeとかWindowsに詳しくないような人にしてみれば悩むと思います。それこそPCごと買い直すべきかどうかというレベルで悩む人が多いはず。

保存形式の違いに関する記事にアクセスが結構多く集まるように

実際当ブログにも10月以降影響が出ており、Office2010以降に導入された保存形式(docxとか末尾にxがつくもの)との違いを説明した記事が結構読まれています。

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2007からの最も大きな変更点であったので気になるのでしょうね。

新しいOfficeへの移行を検討している?

この他にも最新のOutlookへのメールデータの移行方法の記事なんかも結構読まれています。

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新しいOfficeへの移行を考えている人がやはり多いのかもしれません。

現実的に切り替えが必要なのだろうか?

さて、今回の記事のメインテーマに移りますが、まずは前提として、実際のところ切り替えが本当に必要なのだろうか?ということについて慎重に考えて欲しいということです。

機能的な面で見ると・・・

機能的な面で検討をしているのであれば、次のことを検討に入れて欲しいです。

  • 最新のOfficeとOffice2007の間にある機能的な差は結構大きい(多い)
  • しかし、現状でOffice2007で足りているのであれば新しい機能は多分使わない
  • 少なくとも「クラウド」を利用した文書編集などを行わないのであれば2007で十分
  • むしろ2016に変えると「操作できない」「わからない」という問題が発生する
  • 結果として操作スキルの学び直しのためのコストが発生する

データのやり取りという面で見ると・・・

他の企業とのやり取りで新しい形式(docxなど)が使えたほうが良いと考えているのであれば次のことを検討してみてください。

  • 新しい形式でデータを求めてくる企業がどれだけあるか?
  • 少ないようなら会社で事務員1人だけ最新にすれば十分ではないか?
  • 新しい形式への変換ができる無料のサービスは他にも多い
  • デザイン面で新しいOffice形式でしかできないものが実際に仕事上であるなら移行の価値あり
  • なお、役所関係は未だに旧型式でデータを配布。

対外的なやり取りで新形式を頻繁に求められない限りは特に移行するほどのことではないのです。

セキュリティ上の話で見ると・・・

セキュリティに問題が発生する!と心配する人もいるかもしれません。

  • サポートが切れた程度でセキュリティの心配するより、PCそのもののセキュリティが先
  • よほど有名企業でない限り狙われてデータが盗まれることはない
  • PCそのものの使い方として危うい使い方をしない事でほぼ防げる

SEの方から聞いた話ですが、セキュリティソフトを入れるよりパスワードの使いまわしとかをしない方がよっぽど有効なセキュリティ対策なのだそうです。

代替ソフト・サービスというという点で見ると・・・

そもそもですが、Office系の代替ソフトで優秀なものは数多くあります。それこそ無料で使えるLibreOfficeとかZohoとか。さらにはマイクロソフト自身も機能を絞ったクラウド版とかモバイル版とかも出しています。

エクセルなんかはマクロを組まないのであればオンライン版で十分です。

ちょっと待った!もっと大事なこと

私個人の意見としては、前述の様な事項で切り替えを考えるのであれば正直「切り替えずに現状のまま」とか無料の代替サービスを使用するという方法で十分だと思います。

しかしながら、最新のOffice自体は非常に優れていると思っていますし、私自身活用して恩恵を受けています。移行するかどうかの問題は前述の様な部分よりも以下のようなことの方が実は大事なのです。

ITを生かしてどうありたいか?

まずですが、高機能なソフトを導入したところで活用できなければ意味がありません。

特に最新のOfficeではこれまで考えられなかったような活かし方ができるようになっています。

大事なことの一つは、「ITを生かしてどうありたいか?」ということです。

それこそ

  • これまでできなかったようなクリエイティブな提案ができるようになる!
  • 社員同士でデータをリアルタイムに共有し合って、報告や意思決定のスピードを倍にする!

とかの具体的な目標を決めることが大事です。

ITリテラシーを社員に身につけさせたいのか?

「ITを使って〇〇でありたい」と決めたところで、実際に使用する社員がついてこれなければ意味がありませんし、実際に手を打たなければほとんどの場合ついてこれなくなります。

結果として旗振り役だけが苦労する羽目に・・・。

次に大事なポイントは「新しいIT技術を生かすために必要なリテラシーを本気で身に着けさせる覚悟があるか?」です。

働き方・仕事の進め方を見直したいと思うか?

最近「生産性革命」とか「働き方改革」なんてキーワードをよく聞きますよね。昔と違い現在のITは「機能」そのものの提供というよりも、それを使って実現しうるライフスタイルやワークスタイルを強烈に意識しています。

仕事においては「働き方」や「仕事の進め方」を大きく変えることができるのです。

ただ、「できる」と「やる」は全く別物。働き方や仕事の進め方を見直すのには関係者の協力と労力が必要になります。

そこまでしてやるかどうか?それが大事なのです。

コストではなく投資する覚悟があるのか?

ITをコストとして捉えるか、投資として捉えるか、これも大きなポイントです。

そもそもOffice2007 で十分だと感じていた組織には「コスト」と捉える人が多く存在するはずです。

その考え方自体は悪いものではありません。単純に好みや価値観の違いです。そして新しいOfficeを導入して成功させたければ「コスト視点」よりも「投資視点」の方が成功しやすいということです。

マイクロソフトは2020年までに本気で働く環境を変えようとしている

最後に一つだけ。

私は仕事柄しょっちゅうマイクロソフトの人と接する機会があります。当然情報も入ってきます。

彼らは昔のマイクロソフトにあった殿様商売的なイメージから大きく変わっています。競合に対して危機感を感じており、貪欲にユーザーの声を聴こうとしています。それこそ聴く件数のノルマがあるかのようです。

そしてユーザーの意見が実際に機能やサービスに反映されるまでの時間が以前に比べて早くなっています。

以前であればメジャーアップデートを待ってのリリースとなる機能が多かったわけですが、最近は半年単位で大きな変化があります。

AppleがiPhoneでライフスタイルとITの関係を変革したとすれば、MicrosoftはWindowsでワークスタイルとITの関係を変革しようとしている。それを本当に感じています。

そのような変化を好機ととらえるのであれば是非新しいOffice、新しいWindowsを導入することをお勧めします。

すごいですよ。マジで。(≧▽≦)

最後にポイント

急いでOfficeを変える必要なし!新しいOfficeやWindowsでどんな働き方ができるのか?社員で実現したいワークスタイルを共有できるかをまずは考えよう!