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私が実践して効果を感じている「仕事が捗る・人生が充実するアイディア50選」

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どうも!

Ganapatiです。

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成功者とそうでない人たちの違いを研究する人たちは数多くいるわけですが、よくよく観察してみるとそれほど大きく違いがあるわけではないのですよね。

むしろ、日常の中でのわずかな選択の違いが何千・何万と積み重なっていくうちにそれが決定的な差になっていくのではないでしょうか?

私が実践する仕事が捗るアイディアをご紹介

特別なことはしていないのですが、ちょいと紹介したいと思います。40歳にもなるとこうやって実感を持ってリスト化できるのです。20代のうちは騙されたと思ってやってみていただきたいのです。

ただ、全部やったほうが良いよ!ということではありません。何事もバランスが大事です。できそうなのだけやればよいです。ただし、「覚えてたらやる」というのはやらないと同義です。ご注意を。

1.TVは見ない

テレビは基本的に時間の浪費です。自分の精神的なリフレッシュのために見るのであればそれは意味がありますが、なんとなくテレビを流して観ているだけならやめたほうが良いです。

2.ゲームはしない

最近は面白いスマホゲームが多いですよね。私もたまにはまってしまいます。しかし、2週間から1か月もすると「何も自分に残っていない」ということに気づきます。

やるならやはり、短時間の気分転換のためかなぁ。。。。ゲーム友達とかいるなら、多少は良いのかもしれませんが。。。

3.完璧は求めない

几帳面・真面目な人ほど仕事を「完璧に」仕上げようとしますが、そのせいでスピードが落ちると全体に悪影響を及ぼすことがあります。

仕事の多くは完璧よりもスピードが大事だったりします。例えば報告書も8割の出来で最初に提出するのと完璧だけれど期限ぎりぎりになるのとでは前者の方が実は印象が良いのです。

4.その時その時を楽しむことに集中する

いくつもの懸案事項を頭に抱えながら人生を送るのはストレスにしかなりません。その時その時できるのはたった一つのことだけです。今やるべきことに集中しましょう。そして楽しみましょう。今やれないことに頭を悩ませても全く意味がないのです。

5.仕事で残業は極力しない。自分のための時間として会社に残る。

残業はとにかくしないのがベスト。敢えて会社に残るなら(それが認めれられるかはともかく)自分のための投資の時間にすべきです。残業をしてはいけないという条件で仕事を組み直しましょう。

6.5分でできることはすぐやる。

5分で完了することはすぐやりましょう。あとでやると周囲の評価が落ちるばかりか、増えるタスクにストレスを感じることになります。

7.対外メールはCCに上司を必ず入れる

お客様などとのメールにはCCで上司のメールアドレスを入れましょう。上司に報告する手間が減るばかりか、何かあったときの責任も上司と分け合えます。もちろんCCにしておけば必要な指導も受けやすく自分の成長にもつながります。

8.面倒でも記録・経緯を残す

打ち合わせ・会議などは面倒でも記録・経緯を残しましょう。口頭・記憶で済ます人たちは基本的に頼りにできません。特に忙しい人を相手にするときは大事です。彼らはすぐに忘れて自分に都合の良い記憶に書き換えてしまうのです。

9.名刺はeightで管理

名刺管理はアプリ「eight」にしましょう。自分で入力するのは本当に面倒ですし、かといってスマートフォンなどの連絡先に情報が整理されていないと無駄が発生しやすくなります。

名刺交換したらすぐにその記録をつけるのも大事です。

10.メールのアドレス帳はこまめに整理

最近はアドレス入力欄に名前の一部を入力するだけで宛先候補が出てくるメーラーが増えました。あなたがもしそのようなメーラーを使用しているならメーラーのアドレス帳はきちんと整理しておきましょう。

11.メールは原則クラウドで管理

メールは仕事において非常に重要な役割を果たしているにもかかわらずパソコンの中にデータが保存されているのは決して望ましいとは言えません。クラウドに移行すればどの端末からでもアクセスできますし、検索も早く、PCの故障の影響を受けません。

12.データもクラウドに保存

メール同様、仕事で使用するデータもクラウドストレージに保存しましょう。ファイルを見つける速度が爆速になりますし、バージョン管理機能なども非常に便利です。「間違って上書き」しても元に戻せるのですから。

13.ブラインドタッチをマスター

もしあなたの仕事でパソコンを使用する機会が多いのであればブライドタッチのマスターは仕事効率化の最大のポイントになります。文字を入力するのにストレスを感じるような状況は早く脱出し、しゃべるがごとく入力できるようになれば仕事が圧倒的に早くなります。

14.モニターは2画面

同様にPCを仕事で使うならモニターは2画面あったほうが良いです。何かを参照する画面と、何かを入力する画面、これらは別のモニターで表示されるべきです。

15.PC/キーボード/マウスにはこだわる

高性能なPC、自分の手にあったキーボードとマウス、これらはこだわったほうが結果として仕事環境におけるストレスを軽減します。

16.最新のOfficeソフトを使う

もはや必須の機能となっているOfficeソフト。最近はその機能の進化が激しくなってきました。

3年もたてばもはや別物のソフトです。最新のものはより使いやすく効果的な資料の作成ができるようになっています。

17.MOS程度は完璧に覚える

当然ですがソフトが良くてもその機能を使えなければ意味がありません。MOS程度の資格試験は満点に近い点数を取れるようになりましょう。私はこれで本当に人生変わりました。

18.PCとスマホでシームレスに使えるものをできるだけ選択する

仕事を効率化する様々なサービスが日々新しくリリースされていますが、できるだけPCとスマホ両方で同様に使用できる「シームレスさ」を重視しましょう。

19.仕事もプライベートもタスクを詰め込まない

何事にも余裕(バッファ)は必要です。バッファがあるからイレギュラーなことにも対応できます。バッファにクリエイティブなことをしても良いです。そのためにもタスクを詰め込まないことが重要です。

20.器用貧乏にならない

何でもできる人は何事も達成できなかったりします。器用であっても良いのですが「何でもできる器用な人」というイメージを持たれないように気を付けてください。あなたの人生に重要でないことがどっとやってくることになります。

21.横入り仕事を防止する

横入りの仕事で目の前の仕事が中断すると、再開時に無駄が発生します。特に重要な仕事をしているときは「今は他の仕事ができない」という予防線を張っておくようにしましょう。

22.メールは1日3回しかチェックしない

メールをしょっちゅうチェックして返信するという行為は、実は自分で横入りの仕事を作っているのと変わりません。メールは1日3回のチェックで事足りることが多いはずです。試してみてください。

23.食事は腹8分目。

満腹になるまで食べたり、もったいないからといって余計なものまで食べるのは控えましょう。満腹になると眠気がおきたり、消化活動に余分な酸素をとられて思考が停滞しやすくなります。

24.昼休みは仮眠をとる。眠くなったら仮眠をとる。

一日のうちボーーっとしたり眠気を感じたりする時間が数回ある人は昼休みなどに仮眠をとることが重要です。5分から15分でも十分です。眠いまま仕事をして無駄な時間を過ごすよりも目覚めた状態の脳で仕事をした方がよほど生産的です。

25.朝型でも夜型でもOK。リズムを崩さない生活をする。

しばしば朝型のほうが生産性が高いなどといわれますが、私はどちらでも良いと思っています。大事なのは自分にとって快活なリズムを保つことです。逆にリズムを崩すと体力や精神面に悪影響なので気を付けてください。

26.目標を絞る。

目標を立てることは重要ですが、多くの目標を立てて追うのはお勧めできません。大事なのはフォーカスすることです。成功者の多くはフォーカスの力を認識して行動しています。

27.目先のタスクを絞る。

タスク管理もフォーカスが重要です。やるべきことを多くリストアップするのは良いのですが、目の前に置いて管理するのは多くて5つにしておきましょう。5つできたら元のリストに戻ってまた5つ取り出せばよいだけです。

28.自分をプラスに評価する

人間だれしもうまくいかないことが続くようなときもあります。そんなときは気分的に落ち込み、行動が伴わなくなり、さらにうまくいかなくなるマイナスのスパイラルにはまってしまいます。

そうならないよう、常に自分をプラスに評価する癖をつけてください。そうすることでマイナスのスパイラルにはまらないようにするのです。

29.読書は斜め読み

読書をするときは斜め読みが大事です。斜め読みしてから本当に必要だと思ったら丁寧に読んでいきましょう。

はっきりいいますが、丁寧に読んでも3か月後には忘れてしまう本が99%です。残ってもエッセンスだけなのです。それなら、エッセンスだけに絞って斜め読みしたほうがより多くの読書ができるようになります。

30.なぜ?を繰り返す

もしあなたが周囲から「本質を理解している人だね」と評価されたいなら、一つの物事に「なぜ?」を5回は繰り返す習慣を身につけましょう。Aは何故か?⇒Bだから。⇒Bは何故か?⇒Cだから、、、、このように何故を繰り返すのです。

31.やらない選択を考える

仕事の多くは3年もすれば陳腐化します。やらなくても良いことが多くなってくるのです。ですから、常に見直し、「やらなくても良いのでは?」「もっと別のことの方が効果的なのでは?」という疑問を持つようにしましょう。

32.極限までそぎ落とすとどうなるか考える

物事を考えるとき、「極限までシンプルにしてみる」と上手くいくことがあります。「つまりそれってこういうことだよね?」という答えは、多くの人に仕事で大事な「納得」を与えます。

33.絵・マンガを使う

正直言って言葉で伝えられる情報は少ないうえに、同じ言葉でも読む人によって全く違って捉えられることがあります。ところが絵・イラスト・マンガは言葉なしで多くの情報を与えることができます。

もし何らかの資料でより多くの賛同・共感を得たいときにはこれらを駆使してみましょう。

34.色遣いをマスターする

絵・マンガを考えるなら、色遣いもついでにマスターしましょう。色が持つ印象操作の力も大きいのです。

35.間接コストを意識する

例えば、わずか10円ばかりの値引きのために車で遠くに買い物に行く人を見かけたら愚かだと思いますよね。それと同じで、仕事の多くにも間接コストが存在していることに目を向けましょう。間接コストを理解すればより効果的な生産性向上のアイディアが生まれるようになります。

36.上手に怠ける

息が詰まるような人生に喜びは少ないことが多いです。上手に怠けましょう。怠けても仕事が回れば、実は優秀な証だったりします。

37.繰り返し作業をやめる工夫を考える

繰り返し発生するような作業は、「自動化するか」「やめるか」「アウトソースするか」を考えてみましょう。もっとクリエイティブなことに自分の時間を使うように意識すると、収入もついてきます。

38.環境音を聞く

イラっとしたり、集中できない時は環境音(ホワイトノイズ)を聞くと良いです。

39.必要以上に期待しない

必要以上の期待はたいてい裏切られます。裏切られてモチベーションを下げるくらいなら期待しないことです。

40.必要以上に周囲を気にしない

周囲の人は自分が思うほどあなたのことを意識していないことが多いです。気にせずマイペース のほうがうまくいきます。

41.飲み会は控える

飲み会は大事ですが、多くても無駄が多くなります。必要以上は控えましょう。

42.晩酌は寝る直前に

晩酌は寝る直前が良いです。やるべきことをやってから飲むことでタスクの積み残しが少なくなります。また直前なので、飲む量も少なくなり健康的な生活につながります。

43.絶対にその日にやらないといけないことを一つだけ決める

おおよそ目標達成できない人というのは、本当に大事なことの期限を延ばし延ばしにしてしまう人です。特に多くのタスクを意識する人はその傾向にあります。それならむしろ、絶対にやるべきことを一つに絞って、その日のうちに必ず完遂してください。それだけで人生は大きく変わるはず。

44.会議・打ち合わせは1テーマ30分以内

無駄な会議・打ち合わせはおおよそ要点がまとまらず、話が脱線します。30分以内に決定するという約束を事前にしてしまえばほとんどん会議は有意義なものになるはずです。そして多くのテーマは30分で結論が出るようなものなのです。

45.歩くリズムを早める

歩くリズムは仕事のリズムにも影響します。少し早めのリズムで歩けば仕事も早くなります。

46.攻めている自分に酔う

仕事で大きな成果を出すには「フロー状態」にいかに入るかがキーポイントになります。

そのやり方の一つとして「攻める自分の姿に酔う」ことがあります。「攻めていない」状態に違和感を感じるまでになれば完璧です。

47.敵を作るくらいなら目立たずこっそりやる

敵を作ると足を引っ張られます。恨みを買うと知らないところにわなを仕掛けられるかもしれません。

その対処に時間を取られるのはもったいないです。敵を作らないこと、作らないようにこっそりやることも大事なのです。

48.ミッション・タスクを与えられたらOKゴールを先に決める

頑張って仕事をやってもその成果が求められていたものと違っていては意味がありません。また、途中でゴールを勝手に動かされても困りますね。

だからこそ、最初に「これならOK」という成果物の形をミッション・タスクの発注元と決めておくことが大事です。これを「OKゴール」といいます。

49.小さな達成を喜ぶ

日常には小さな達成が数多く存在します。それらを喜ぶようにしましょう。それだけで毎日が楽しくなるはず。

50.人生の目標はイメージで管理する

最後に、自分の人生の夢・目標は言葉よりもイメージで管理することをお勧めします。イラスト・写真、そうしたものでビジュアル化しましょう!言葉よりも何倍もモチベーションにつながります。

ふう、疲れた・・・。