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新しいOneDriveが超便利!クラウドストレージの進化がすごいのでおさらいとおススメの使い方

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どうも!

Ganapatiです。

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最近クラウドストレージの進化が相次いでいます。

何がすごいかといえば、、、オンライン環境であればPCに保存されていないファイルであってもエクスプローラ上で開いたり保存したりできることです。

これをオンデマンド機能と言っています。

(もちろんこれまでもサードパーティのユーティリティソフトでできなくはなかったのですが、公式クライアントソフトとして実現したのは大きいのです!)

結果として、オンライン環境を用意さえできれば自分が使用するPCのHDD容量を大幅に抑えることが可能になるというメリットがあります。

しかも、普段使用しているエクスプローラ上でどのようなファイルがクラウド上に保管されているか確かめることができるのですから大助かりです。

また、OneDriveやBoxといったサービスではクライアントソフト上でもリアルタイムに共同編集内容が反映されるようになりました。例えばブラウザ上での簡易な編集機能ではサポートされていないようなファイルはこれまで共同編集が実質できないという状態だったわけですが、クライアントソフト(WordとかExcelとか)で開いて共同編集することができるようになりました。

そのことにより広範なファイルでリアルタイム共同編集ができるようなったわけです。これはすごい!!(現時点でできる条件は各サービスでご確認ください)

そこで、今回は有名どころのクラウドストレージを私なりの視点でまとめてみました。

メジャーなストレージサービスをおさらい

1.OneDrive

無料枠:5GB

有料:50GB⇒170円/月~ ,    1TB 法人向け540円/月~ ,個人向け~1,274円/月    

onedrive.live.com

Windowsに標準搭載されるようになったOnedrive。Word等のオフィスソフトを使うならぜひ使いこなしたいです。その理由はOnedriveとオフィスソフトのシームレスな連携。ネット上にあるオフィスファイルをわざわざダウンロード⇒編集⇒保存⇒アップロードという面倒な流れを経ずに、直接編集できるようになっています。

また、これまではOnedriveフォルダ内すべてがPCと同期されていましたが、ファイルごとの選択的同期&オンラインファイルもシームレスな使用が近々可能になります!

友達紹介で最大10GB、カメラロールなどの機能利用で10GB無料枠を増やせます。

なお、新しいPCをOffice365付きで購入すると最初の1年1TBの容量が貰えることが多いようです。

2.DropBox

無料枠:2GB

有料:1TB 1,200円/月~

Dropbox - You're invited to join Dropbox!

クラウドストレージのトップランナーとして君臨し続けるDropBox。無料枠が2GBと少ないのですが、友達を招待したり、たまに行われるクエストをクリアしたりすると無料枠を増やせます。友達招待では最大15GB増やせます。友達紹介の場合は紹介した側された側両方の容量が増えるのでありがたいのです。

さて、DropBoxの最大のメリットは連携するサービス・アプリが多いこと。スマートフォンを使う人、各種クラウドサービスを使う人はDropBoxを使うべきです。少なくとも取りあえず無料アカウント開設しておくと後から便利です。各種アプリのデータをDropBoxに保存しておけば、スマートフォンの買い替えなどの時に簡単意向できたり、複数台持っているときに同期できたりと楽ができます。

そういえば最近はPaperというシンプルなインターフェースのエディタ機能もDropBox内に追加されるなど、着実に進化しています。

ちなみにPCとの同期はフォルダ毎の選択的同期になりますが、基本的にはエクスプローラ上で(同期させていない)オンラインのみのファイルを利用することはできません。

ただし、ビジネスプランを使用していれば「スマートシンク」という機能でオンライン上のみにあるファイルをエクスプローラで表示可能です。(ただしベータ機能)

3.Box

無料枠:10GB

有料:100GB 550円/月~ 無制限 1800円/月~

企業ユースではDropBox以上ではないかと個人的に思うのがBoxです。セキュリティ機能が強く、WordやExcelといったクライアントソフトを使用しながらリアルタイムに共同編集可能といった素晴らしい機能を持っています。これはOnedriveの使用感に近いと言えます。

また、DropboxのPaper以上に使い勝手の良いエディタ「BoxNotes」が備わっており、アプリの連携の豊富さを求めなければBoxのほうが実はすごいのではと思います。コラボレーション相手をBoxで登録しておけばチャット(メッセージ機能)ができるというのも特徴の一つです。

こちらも無料枠を友達招待で増やせるはずですが、詳細はわかりません。アカウント持っているのですが見つけられませんでした・・・。

ファイルの同期はフォルダ毎の選択的同期が基本ですが、最近エクスプローラ上でオンラインファイルを表示・編集できるようになりました。

www.box.com

4.GoogleDrive

無料枠:15GB

有料:100GB 250円/月  1TB 1,300円/月

Googleの提供する各種クラウドサービスですべて処理したい!という人に特におすすめするのがGoogleDrive。Googleドキュメントでオフィス系ファイルの編集は十分という人には特に便利。

また、GoogleDrive上に各種アドオンが用意されており、クラウド上で様々なアプリケーション機能を利用することができるのも他にはないメリットだと思います。知らない人は一度アドオンを見て欲しいです。驚きのアドオンがずらり。

GoogleDriveは他のGmailやGoogleフォトと容量を合算して計算されるのがネックですが、写真や動画に関しては例えばiPhoneで撮影したレベルの解像度のものは容量にカウントしない(つまりタダ)で使用できるのが最大のメリットです。

PCとの同期は基本的にフォルダの選択的同期になります。ビジネスプランの人のみスマートシンクのような機能が用意されています。

それと、やはりビジネスプランの人が対象ですが「チームドライブ」という便利機能があります。MicrosoftのSharePointやTeamsでのファイル共有みたいなものですファイル共有がとてもやりやすいです。

クラウドストレージの使い分けおススメ

個人的な意見ですが使い分け方法をご紹介します。

まず基本的なスタンスですができる限り無料で使いたいというスタンスです。

そのため、オンデマンドでシームレスな表示や同期処理ができるもののみ常駐型のクライアントソフトを使用し、それ以外は基本的にブラウザやスマートフォンのアプリで使用するという方針になってきます。

とすると、以下のような運用方法が個人的おススメになります。

仕事のドキュメントはOneDrive、個人はGoogleDrive、バックアップはDropBox

① Onedrive ⇒ クライアントソフトを使用。基本的にWord・Excelなどのオフィス系ファイルはココに保存。いつも使うもの以外は同期せずすべてオンデマンドに。Windows自体が今後もOnedriveとの統合を図っていくわけなので、使いこなせるようにした方が便利。

②GoogleDrive ⇒ 写真・動画の保存中心に。Googleは高精度のOCR機能を持っているので名刺などの保管も便利。画像内の文字検索ができるようになります。手書きメモを写真で撮影して保存するのにも良いですね。

③DropBox ⇒ スマホアプリ等のバックアップ先に。Wordpressなどを使ってWEBサイトを運用している人はそのバックアップ先にも便利。

※無制限のクラウドストレージにこだわる場合 ⇒ Boxを使用。とにかくデータをぶっこみ、外付けHDDを無用にする。

なお、今回紹介した以外にもいろいろクラウドストレージはありますが、あまり多くの種類を使わない方が良いです。特にクライアント同期ソフトはPCのメモリを圧迫するので1つか2つまで。

Onedriveの最新ビルドでオンデマンド化しておこう!

最後にOneDriveの最新ビルドでのオンデマンド機能をご紹介します。2017年6月末時点ではインサイダープログラム参加者の人だけがインストールできます。

①OneDriveのクライアントソフトをアップデート

まずはオンデマンドの機能を使用するためにOneDriveのクライアントソフトをアップデートします。以下のサイトから手動でダウンロードしても良いですし、Windowsそのものをアップデートしても良いです。

https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=851311

ただしインサイダープログラムに参加していないとインストールできない可能性があります。

まあ、とりあえずやってみましょう!どうしてもだめなら正式リリースまで待ちましょう。

②同期の状況を示す4つのアイコン

無事インストールできた人はまずはOneDriveクライアントの設定画面を開き「 Save space and download files as you use them」という所を選択しておきましょう。

そうしたら早速同期の種類をフォルダやファイルのアイコンを見て確認しましょう。

ちなみにこんな感じです。

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左から

①オンライン専用(雲のマーク)

②データ同期中(ダウンロードやアップロード)

③ローカル利用可能(白抜き丸にチェック)

④常時利用可能(べた丸にチェック)

の4種類となります。

①のオンライン専用は、PC上にはデータがないのでオンラインになったときに利用可能なファイル。開くと一時的にデータがPC上にダウンロードされ編集可能になる。ファイルの種類(docxなど)とオフィスソフトによってはそのままオンライン上に保存されるはず。(すみません。未検証です。)そうでないファイル(つまりほとんどのケース)は開くと実際にPC上に一度保存され、③や④の状態に移行します。

②ファイルをオンラインと同期させている状態です。

③PC上に保管されているがオフライン(ログアウトしていたりインターネットにつながっていない)状態の時に表示されます。もちろんそのファイルはオフラインで利用できます。オフライン状態のため、オンライン上にはまだ保管されていないか最新状態になっていない可能性があります。オンライン状態で同期すると②を経て④になります。

④こちらも②同様にPCに保管された状態。ただし、PCはオンライン状態なので常に同期された状態になります。

③普段使用しないファイルは「解放」しよう!

前述の4つの状態を理解したうえで、③④のファイルのうち「しばらくこのファイルは使用しないし、オンライン環境でしか使わない」というものは同期を停止して①の状態にしてしまいましょう。

やり方は簡単でファイルやフォルダをクリックし「Free up Space」を選択するだけです。オフライン状態で操作した場合は一度同期した後に容量が解放されるようです。

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簡単でしょ?

なお、現在はインサイダープログラムの状態なので、実際に使ってみたら少し仕様が違っているということがあるかもしれません。その時は悪しからず。

その他の機能や注意

オンデマンド表示が可能になりましたが、場合によってはエクスプローラ上に表示させたくないモノもあるはず。そうしたものはフォルダ単位で表示させなくすることが可能とのことです。

また、注意事項としてオンデマンド表示しているファイルはWindowsの検索機能ではファイル名でのみ検索されます。全文検索の対象にならないので注意が必要です。全文検索したければブラウザ上でアクセスしましょう。