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今すぐできる!Wordで他人と差がつく文書作成15のポイント

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どうも。

ganapatiです。

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仕事をしていればほぼ何らかの文書を作成しなければならない機会がやってきます。

報告書、議事録、パンフレット、始末書、送付状、案内状・・・等々。

どうせ作るなら周囲に「おおーーー!」と感心されるような文書にしたいですね。

今回はすぐに始められるWordで文書を作成する際のポイントを紹介します。 特殊なテクニックは一切抜き、基本機能でやれるものばかりです。

レイアウト・全体設定

1.テンプレート、ひな形を活用する

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Wordを起動して「新規作成」を選ぶとオンラインテンプレートを検索する画面が表示されます。

基本的にこれを使わない手はありません。重要度の低い書類や形式を指定されている書類を除き、私の場合は必ず一度は検索して良さそうなデザインがないか確認しています。大事な書類ほど時間をかけて探します。

それぐらいオンラインテンプレートは良いデザインのものが多いです。ばっちりはまると、社内で「(良い意味で)これ誰が作ったの?」と驚かれます。

オンラインテンプレートを活用できている人は本当にわずかなので、まずはココから始めると「文書マスター」に近づきます。

真面目にこれだけで相当差が付きます。

※ちなみに、検索するときは目的の文書名だけでなく、「ビジネス」などのカテゴリ的な検索方法のほうが広範に調べられます。

オンラインテンプレートがなければググってひな形を探すか、ひな形集的な参考図書についてくるデータを保管しておくと良いです。自分で一から作るのは生産性低いです。

2.テーマ・配色を使う

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かっこいい文書には一定のデザインルールが存在します。デザインルールを自分で一から作るのは面倒です。テーマ・配色から選択してしまいましょう。 特に配色は大事です。カラーセンスゼロの人は必ずここから選択し、任意の色をできるだけ使用しないようにしましょう。

※オンラインテンプレートなどで「このスタイルが良い!」と思ったときはそのテンプレートの持つテーマを保存しておくと、後で流用しやすくなります。

3.スタイル・スタイルセットを使う

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WEBサイト・ブログサイトを構築するときもそうですが、見出し等の特定の部品を予め一定のルールで設定しておくと、文書を作るとき統一感が出て非常に見やすくなります。

スタイルやスタイルセットを使うと、それらを簡単に利用できます。

特に見出し1・見出し2についてはレポートなどでは必須のスタイルです。活用するようにしましょう。

4.フォントを活用する

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文章のフォントの設定も非常に重要です。テンプレート・テーマ・スタイルを設定した後表示されるフォントが気に入らないときは必ず設定し直しておきましょう。

フォントを活用できるようになると、「MSゴシック」等のWindows95時代から標準となっているようなフォントは使いたくなくなります。

それぐらい「表現の幅」が広がり「与える印象」も変わります。

なお、フォントは商用利用OKの素晴らしい日本語フォントが数多くネット上で配布されていますのでインストールしておきましょう。

※探すならココがおススメです。

fontfree.me

なお、フォントをいろいろ使っても相手がそのフォントを持っていないと標準フォントなどに置き換わってレイアウトが崩れることもあります。ファイルの保存は使用したフォントが最小限で含まれるようにしておきましょう。(PDFで配布するときは標準設定のままであればPDF内に勝手に含まれるようになっているはずです。Wordデータで配布するとき気を付けてください。) f:id:ganapati55:20170531171655p:plain

5.ヘッダ・フッタのデザインを活用する

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ヘッダ・フッタの部分を設定するのって正直面倒ですよね。実際に活用している人は少ないです。

逆に言えば、だからこそ活用しがいがあります。素敵なデザインも多く、複数ページにわたる文書に統一感をもたらしてくれます。(事実オンラインテンプレートの多くでヘッダ・フッタがデザインされています)

6.スタイルとして行の間隔を調整する

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文章を入力し終えてからでもよいのですが、行間を整えると良いです。

広げるか狭めるかは文書の性質にもよります。

例えば補足説明などによく使用されるテキストボックスは本文よりも小さなフォントで行間もぎりぎり読める程度に狭めたりします。要は本文から視線を不用意に外させたくないという処理をするのです。

このようにパーツごとに行間を調整しても良いですし、文書全体のスタイルとして行間を調整しても良いです。

パーツなど

7.画像・イラストを挿入する

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文書にちょっとした画像を挿入する人って少ないですよね。昔はクリップアートという「古臭い」印象のものしかなかったからでしょうか?

「○満タン」なんて素材CDもありましたが、ああいうの見ると使わなくていいかな、、、なんて個人的には思います。

ところが今は結構センスの良い画像・イラストも多くなってきています。

文書に関連する画像・イラストを活用するとすごくわかりやすくなります。文章が下手でも画像だけで評価されることもあります。

国内のサイトであれば「いらすとや」が有名ですが、個人的には次のサイトがおススメです。

jp.freepik.com

ベクター素材が中心ですが、ベクターファイルを取り扱えない人向けにJPEGファイルも入っているものが多いので安心してください。ダウンロードしたらOneDriveなどにまとめて保存しておくとより使いやすくなります。

※こんなのとかたくさんある。 f:id:ganapati55:20170531173106p:plain

8.アイコンを使用する

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画像・イラストは文書によっては使うのが躊躇われる場合があります。

しかしちょっとした差はつけたいよね、、、というときはアイコンを利用すると良いです。(イラストでちょうど良いものがないときも使えます)

アイコンは最新のOfficeソフトであれば標準機能になっています。今は選択できる種類が少ないのですが役に立ちます。

より使い来ないしたい人はicon8が超絶おススメです。とりあえず無料で使える範囲でも十分役立ちます。

icons8.com

9.パーツオーガナイザーを使う

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ある程度慣れてきたらパーツオーガナイザーを使ってみましょう。

Wordにどんなパーツを挿入できるのか、可能性を知ることができます。

10.目次を使う

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表紙を除いて4枚以上になるような文書には目次を付けましょう。目次をつける人は意外と少ないので差が付きます。

見出し機能を使ってさえいれば目次を挿入・更新するのはワンクリックで済みます。

11.テキストボックスを使う

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テキストボックスもかなり応用の幅が広いです。なんといってもPowerPointのように自由自在に配置できるのが良いです。

文書の要約・まとめ的なものをテキストボックスで作成して配置するだけでも、読み手の印象は大きく変わります。

文書から個人としての意見を切り分けてテキストボックス内に意見を入れてみるなんてのもありです。

通常文書をただ作成していくとZ(ゼット)の形で視線が移動しますよね。テキストボックスはそれに変化をつけられるのです。飽きのこない文書を作るときのコツになります。

12.ドロップキャップを使う

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ドロップキャップはデザイン的な遊びです。機会があれば使ってみると良いでしょう。

その他

13.アウトラインで作成を始める

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私がデザインの設定と同じくらい重要視しているのが「まずはアウトラインで文書を作成する」ということです。(送付状などはその必要はありませんが)

このブログもアウトラインで構成を考えてから作成しています。

アウトラインで作成した場合とそうでない場合、かなり成果物である文書の評価が変わります。アウトラインで作成し始めたものの方が明らかに評価が高い傾向にあります。

また、文書の作成効率もアウトラインのほうが早いです。

アウトラインでの文書作成に慣れると文書マスターへの道はかなり近づきます。

14.クイックアクセスツールバーを使う

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細かいことですが、よく使用する機能はクイックアクセスツールバーに登録しておくと生産性が高まります。

15.アドオンを使う

最近はフリーのアドオンも増えてきています。「Word アドオン」で検索して役立ちそうなものをインストールしておきましょう。便利です。

番外.MOS試験にチャレンジしよう!

なんだかんだ言ってMOS試験合格レベルの技能があると、文書作成スピードがかなり違います。表現の幅も違います。

Wordだからとなめている人も結構いるはず。MOS?そんなの大したことないよね?みたいに思われがちですが、やってみると本当に違いますし役立ちます。

おススメです。